Napjainkat nagyban meghatározzák a különféle dokumentumok: tervek, jegyzőkönyvek, gépkönyvek, jelentések. Minden munkavégzés hatékonyságának záloga az információ rendelkezésre állása. Az emberek idejét minden nap pazarolja, ha nem állnak rendelkezésünkre az adott pillanatban a szükséges dokumentumok.
Biztos mindenki találkozott már azzal a problémával, mikor meg kellett keresni mondjuk egy eszköz leírását, de a sok dokumentum között - még ha rendszerezett is - csak hosszas idő után lelte meg. Ezt hívjuk a kereső elvnek, vagyis MI keressük meg az információt. Mi szánunk időt arra, hogy az adott eszközzel, rendszerrel kapcsolatosan információkat meg keressük.
A McKinsey felmérése szerint a dolgozók akár a munkaidejük 20-25 százalékát is eltölthetik a dokumentumok keresgélésével. A probléma – azaz az információ keresése – kiküszöbölésével a 20-25 százalékos időveszteség átfordítható a produktivitás (hatékonyság) növelésére.
Gondoljuk, ezt át: ha egy dolgozó bére mondjuk bruttó 400 ezer forint, és csak az idejének 20 százalékát fordítja az információ keresésére, már az is havonta 80 ezer forint bruttó kiadás, mely egy évre vetítve eléri a 960 ezer forintot jelenthet, amit a vállalat szakembere adatok keresésére fordít. Ez azt jelenti, hogy a munkaidőben keletkező több mint másfél óra, nem a gyártás, a termelés vagy működés hatékonyságának növelésére kerül elköltésre.
NEXUS™ a megoldás?
Az ilyen esetekre nyújt megoldást a NEXUS™ platform, a projekt dokumentáció kezelő, rendszerező, és online elérhetőség funkciójával.
A rendszerben lehetőség van az adatokat, információkat, és dokumentumokat az adott eszközhöz (objektum) vagy rendszerhez rendelni. Ebben az esetben az integrált, egységes felület - amely akár terepen, egy telefonról is elérhető - segíti a dolgozót, hogy az adott eszközről, rendszerről minden információt a felületen keresztül azonnal megkapjon. Nem kell keresni azt, hogy melyik projekt, vagy ki mikor töltött fel, vagy módosított adatott. Nem kell keresni, hogy melyik Karbantartási vagy projekt feladat érinti ezt az eszközt. Az adat a kiválasztott berendezés, vagy rendszerrel kapcsolatosan egyből rendelkezésre áll, így a keresési idő drasztikusan csökken.
A megtakarított idő különösen fontos szerepet játszik a projektmenedzsmentben (erről bővebben itt olvashatnak), ahol cél, hogy a projekt a rendelkezésre álló erőforrások és idő- valamint költségkereten belül megvalósuljanak.
Nem szabad azonban szó nélkül elmenni az online elérés előnye mellett sem. Mivel a dokumentumok elérhetőek távolról – akár egy mobiltelefonról - így az összes felhasználó számára bárhol, azonnal hozzáférhetőek. Ezáltal minden felhasználó a legfrissebb verzióhoz fog hozzáférni (nincs adatvesztés), köszönhetően a centralizált adatbázisnak. Ezen kívül a terepen dolgozó szakember jogosultságának megfelelően akár adatokat tud korrekciózni. Fotót, vagy jegyzőkönyvet tud indítani az on-line felületen. És ezek az adatok, információk, dokumentumok így akárhol, akár másik kontinensen is azonnal elérhető lesz.
A digitális adattárolás másik nagy előnye, a követhetőség. A rendszerben lehetőségünk van a dokumentumok revízió követésére, életciklus menedzsmentjére. Így akár beállíthatunk dokumentumoknak elévülési/lejárati időt (pl. hatósági felülvizsgálat). A rendszer így képes rendezetten kimutatni a vállalatra/osztályra/szakembere váró feladatokat (pl. Hatóság által előírt felülvizsgálatot elvégezni).
A dokumentáció kezelésen belül lehetőségünk van a mappaszerkezetek előre definiálására, szerkesztésére, revíziókövetésre és a dokumentációk szinkronizálására. A dokumentumok - legyen szó tervekről, számlákról, gépkönyvekről - egy központi adatbázisban vannak tárolva, így bárhonnan hozzáférhetőek. Mivel a dokumentumok digitálisan vannak tárolva, így használhatunk kereséseket, szűréseket, ezzel tovább csökkentve a keresésre szánt időt.
A NEXUS™-ról bővebben:
A NEXUS™ egy olyan innovatív DBMS (Database Management System) amely on-line adatbázis műveleteken keresztül nyújt segítséget az üzemek karbantartóinak és üzemeltetőinek az üzem folyamatos, átlátható üzemeltetéséhez, fejlesztéséhez. A központi adatbázis és annak on-line elérésével az felhasználók elérhetik, hogy a meglévő munkaerő terhelésének csökkentésével (munkaidő csökkenés) az eljárási folyamatok hatékonysága, és minősége is javuljon (egyszerűbb eljárások, adatvesztés elkerülése, gyors információáramlás). A NEXUS™ program az adatbázisba felkerülő adatok, dokumentumok segítségével olyan támogatást képes nyújtani, amivel egy üzemi karbantartási-, és eszközmenedzsment komplex megoldását is egyaránt biztosítani tudja.